Cómo hablar con tu informático (o tu distribuidor) para conectar tus herramientas

Para: alumnos de Executive Lab. Copia el texto que te toque, cambia lo que va entre <…> y envíalo.

En resumen

La mayoría de las veces no necesitas a nadie: si tu herramienta es web, la clave la generas tú (ver cómo conectar una plataforma). Necesitas a tu informático en tres casos:

Google Workspace o Microsoft 365, porque hace falta un administrador.
Programas instalados en la oficina (Sage 50/200, Contasol, Presto, Instalwin, A3, TPV local…).
Cualquier cosa que otra persona controla: gestoría, distribuidor, agencia.

Tu informático no tiene por qué saber qué es un "arnés de IA". Pídele cosas concretas y conocidas: una credencial de solo lectura, a nombre de una integración, con el mínimo acceso.

Antes de escribir: cinco datos

Nombre exacto y versión del programa (por ejemplo "Sage 200 2025", "Contasol 2026").
Dónde está instalado: nube del fabricante, servidor de la oficina o el PC de alguien.
Quién lo mantiene: informático propio, distribuidor o el fabricante.
Qué datos necesitas, en concreto: "facturas emitidas y recibidas de los últimos 12 meses", no "todo".
Si solo vas a leer o también a escribir. Empieza por leer.

Plantillas

A. Programa instalado (Sage, Contasol, Presto, Instalwin, TPV local…)

Hola <nombre>. Quiero automatizar <informes de ventas y cobros / la entrada de facturas> con una herramienta de IA. Necesito que lea datos de <programa y versión>. Por orden de preferencia:

¿El fabricante o vosotros tenéis API o módulo de integración para este programa? ¿Qué cuesta?
Si no, ¿puede el programa exportar automáticamente cada noche <facturas, clientes, stock> a CSV o Excel en una carpeta?
Si no, ¿me podéis crear un usuario de base de datos de solo lectura, limitado a <estas tablas o vistas>, accesible solo por VPN?

No necesito escribir nada en el programa. No quiero abrir puertos a internet ni usar el usuario administrador. ¿Qué opción veis y cuánto costaría?

B. Google Workspace (administrador de la cuenta)

Hola <nombre>. Voy a conectar una herramienta de automatización a Google. Necesito que, como administrador de Workspace, autorices una aplicación con estos permisos de solo lectura: <gmail.readonly / drive.readonly / spreadsheets.readonly / calendar.readonly>. Si se puede, limítalo a <esta carpeta de Drive o este buzón>. No necesita permisos de escritura ni de administración. ¿Me dices cuándo lo tienes?

C. Microsoft 365 (Outlook, Excel, OneDrive, SharePoint, Teams)

Hola <nombre>. Necesito registrar una aplicación en Entra ID para que una herramienta lea <estos correos / este Excel / este sitio de SharePoint>. Pido permisos delegados de solo lectura (Mail.Read, Files.Read…) o, si tiene que funcionar sin mí, permisos de aplicación limitados (por ejemplo Sites.Selected solo para el sitio <nombre>). Necesitaré el consentimiento de administrador. Nada de permisos de escritura sobre todo el tenant. ¿Lo vemos?

D. Herramienta web que lleva otra persona (gestoría, agencia, socio)

Hola <nombre>. ¿Me puedes crear en <Holded / Odoo / HubSpot…> una clave de API o un usuario de integración de solo lectura, a nombre de "rsc-lectura"? La voy a usar para generar informes automáticos. Si la herramienta no permite limitar permisos, dímelo antes y lo hablamos.

E. WhatsApp Business

Aquí no es tu informático: es Meta. La app WhatsApp Business del móvil no tiene API. Para automatizar hay que pasar a la WhatsApp Business Platform (Cloud API), directamente con Meta o con un proveedor (BSP). Pregunta al proveedor:

¿Puedo seguir usando la app en el móvil a la vez que la API ("coexistencia") con el mismo número? ¿Cuánto cuesta al mes y por conversación? ¿Me dais acceso por API o solo por vuestro panel?

No uses "trucos" no oficiales (programas que leen WhatsApp Web): Meta puede bloquear tu número.

Si te dicen "eso no se puede"

Pregunta:

"¿Se puede exportar a Excel o CSV, aunque sea a mano?" Si sí, ya hay por dónde empezar.
"¿El fabricante tiene partners o integradores que lo conecten?"
"¿Hay versión en la nube del programa?" Suelen traer API.
"¿Qué haría falta para que fuese solo lectura y sin abrir nada a internet?"

Lo que NO debes aceptar

Que te den la contraseña del administrador o el usuario de otra persona.
Abrir el puerto de la base de datos a internet "para que funcione".
Una clave que lo puede todo cuando solo necesitas leer, si existe una opción limitada.
Mandar contraseñas o claves por email o WhatsApp. Se pegan directamente en 01-TOOLS/<X>/.env.

Mini glosario

Palabra	Qué es, en una línea
API	La puerta por la que un programa habla con otro sin pantalla.
Clave de API	La llave de esa puerta. Quien la tiene, entra.
Scope / permiso	Lo que esa llave deja hacer: leer facturas, enviar emails…
Solo lectura	Puede mirar, no puede cambiar nada.
OAuth	Forma de dar permiso a una app sin darle tu contraseña ("Iniciar sesión con Google").
Usuario de integración	Un usuario que no es una persona, creado solo para la conexión.
MCP	Enchufe estándar para que un agente de IA use una herramienta.
Webhook	Aviso automático que una herramienta manda cuando pasa algo.
VPN	Túnel privado para llegar a la red de la oficina sin abrirla a internet.
RPA	Robot que usa la pantalla como una persona. Último recurso.

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