Receta: facturas emitidas, cobros y Veri*factu

Para: pymes, autónomos y gestorías que emiten facturas y quieren dejar de rehacerlas a mano. La receta de facturas recibidas cubre lo que te llega; esta cubre lo que emites. Datos legales a 2026-10-09.

En resumen

El agente prepara la factura (datos, líneas, importes, cliente) y un programa de facturación que cumple el reglamento la emite. Esa frontera es la clave de la receta:

Preparar (borrador, datos, cálculo, aviso de cobro): lo puede hacer tu agente, tu Excel o un script.
Emitir (numerar, firmar, encadenar, registrar, enviar a Hacienda en Veri*factu): lo hace un software de facturación que cumpla el reglamento.

Casos reales de alumnos, parafraseados: facturas desde un Excel con un botón; facturación mensual (revisar en el CRM lo facturable de cada cliente y calcular el importe); programa de gestión de alquiler vacacional que genera facturas por API; clientes de una gestoría que piden facturas por WhatsApp; cobros y recordatorios de impago; «¿se puede enganchar esto con Verifactu?».

Tiempo: una tarde para el borrador desde Excel o CRM; el recordatorio de impagos se monta en otra. Actúas tú; la gestoría o el proveedor del programa para confirmar el cumplimiento.

Calendario a 2026-10-09

Qué	Fecha	Estado	Fuente
*Verifactu, fecha legal vigente**	Antes del 1-ene-2027 (contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades) y del 1-jul-2027 (resto, autónomos incluidos)	Vigente (RD-ley 15/2025). La nota oficial de la AEAT, actualizada el 7-oct-2026, sigue diciéndolo	[1] [2]
*Verifactu, aplazamiento**	Previsto para octubre de 2028	Anunciado por Hacienda el 5-oct-2026. La AEAT lo enlaza como «previsión»; a 2026-10-09 no consta norma publicada que lo recoja. Hasta que se publique, las fechas legales son las de 2027	[1] [2]
Factura electrónica B2B	6-oct-2027 (más de 8 M€ de volumen de operaciones) y 6-oct-2028 (resto)	Orden HAC/1028/2026 (BOE 5-oct-2026, en vigor el 6-oct-2026), que desarrolla el RD 238/2026	[3] y catálogo
Fabricantes de software	Desde el 29-jul-2025 solo pueden comercializar sistemas adaptados con declaración responsable	En vigor; el aplazamiento no les afecta (según el catálogo)	[4] y catálogo
Uso voluntario	2026	Puedes usar Veri*factu ya	catálogo

Quedan fuera del régimen general quienes están en el SII y los territorios forales con TicketBAI o Batuz.

Qué significa para una pyme: no esperes al último día. Si tu programa de facturación no está adaptado, el cambio se planifica ya. Si se confirma el aplazamiento, tendrás margen, pero la factura electrónica B2B llega en las mismas fechas.

Qué exige el reglamento, sin tecnicismos

El Reglamento (RD 1007/2023) pide que el programa que emite facturas garantice cinco cosas: integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros [4]. Dicho con una analogía de oficina: un talonario numerado y sellado que nadie puede arrancar, reescribir ni dejar sin hoja sin que quede constancia. Cada factura lleva una «huella» (una firma digital que la une a la anterior), igual que un talonario con hojas numeradas y unidas.

En el modo Veri*factu, además, el programa manda cada registro a la AEAT casi a la vez que emite la factura (como pedir al sello oficial en cada hoja). Hay otro modo sin envío inmediato, con firma electrónica propia y registro de eventos.

El productor del programa firma una declaración responsable por escrito, visible dentro del sistema y por versión [5]. La AEAT no homologa ni certifica programas: no hay «sello de Hacienda». Pide siempre la declaración y la versión exacta.

¿Puede un sistema hecho a medida o con IA emitir facturas?

Respuesta corta: solo si cumple el reglamento. En la práctica, que emita un software de facturación que ya lo cumple.

El reglamento se aplica a cualquier obligado que use un sistema informático de facturación, sin distinguir si es de un tercero o propio (art. 3.1) [4].
El texto del BOE no dice expresamente si quien se desarrolla su propio programa debe emitir la declaración responsable: la declaración corresponde a la «persona o entidad productora» [4] y la orden no define «productor» [5]. La AEAT tiene preguntas frecuentes sobre software propio (actualizadas el 21-jul-2026) que no he podido leer: consúltalas antes de decidir [1].
Una app hecha con Claude Code que guarde, numere y emita facturas sería un sistema informático de facturación. Tendría que garantizar el encadenamiento, la inalterabilidad, el registro de eventos y, en su caso, el envío. Eso es un producto con mantenimiento y auditoría, no un script de una tarde.
Un agente que edita facturas en la base de datos de un programa existente rompe la cadena. Nunca.

Por eso la regla de la receta:

Pieza	Puede hacerlo
Reunir y calcular qué hay que facturar	Agente, Excel, script
Crear la factura como borrador en el programa	Agente por API (con usuario dedicado y aprobación)
Emitir (numerar, encadenar, firmar, enviar a la AEAT)	El programa de facturación, con persona que pulsa
Avisar de cobros e impagos	Agente (solo lectura + borradores de mensaje)
Generar su propio sistema de emisión	Solo si asumes el cumplimiento y la declaración. No lo recomiendo en una pyme

Si hoy tienes una app propia que genera PDFs desde un Excel (ya hay alumnos con eso), conviértela en preparadora de datos y emite en un software adaptado. Si es solo un PDF «informal» y estás obligado, ya no te sirve.

Las variantes

A. Desde un Excel

Excel de facturación (hoja con líneas, tarifa y cliente) → script o skill valida
  → CÓDIGO: cuadre base + IVA = total, NIF, duplicados (cliente + periodo + importe)
  → persona revisa → fichero de importación o borrador por API en el programa
  → el programa EMITE

Excel como fuente es la vía más usada. El agente no calcula: las fórmulas son de la hoja. Ver Excel y hojas de cálculo. Cuando alguien pide «la misma factura dos veces», la clave de duplicado evita que salga doble.

B. Facturación mensual desde el CRM

Día 1 de cada mes → tarea programada → lee del CRM lo facturable por cliente (solo lectura)
  → calcula el importe con la tarifa (código) → informe: «a facturar, cliente por cliente»
  → persona aprueba → borradores en el programa de facturación → el programa emite

Un alumno ya tiene esto «casi automatizado» con Claude Code conectado al CRM. ¿Mejora con n8n? Sí si necesitas que reaccione al momento o pedir aprobación por mensaje; si es mensual y lo revisas tú en pantalla, una skill con tarea programada basta. Ver cómo se monta.

Pagos a plazos: decide una regla antes de automatizar (una factura por el total o una por cuota), y escríbela en la skill.

C. Programa de gestión de alquiler vacacional (u otro con reservas)

Lee las reservas cerradas por API (solo lectura), calcula el importe de cada estancia (código) y prepara el borrador. La factura la emite el programa de facturación, no el agente. Si el programa de reservas no tiene API, exporta un CSV. Ver mi programa no tiene API y ERP, contabilidad y CRM.

D. Facturas pedidas por WhatsApp a una gestoría

Cliente escribe por WhatsApp → n8n → extracción a JSON (cliente, concepto, importe, IVA)
  → validación: ¿cliente conocido? ¿NIF? ¿importe razonable?
  → APROBACIÓN del gestor «¿Preparo esta factura?» [Sí] [Corregir] [No]
  → borrador en el programa (por API) o fichero de importación → el gestor revisa y emite

Con un ERP sin API: fichero o cola de tareas para quien lo teclea. No automatices el teclado del ERP (RPA) sin hablar con el proveedor: es frágil. Un fallo aquí es una factura emitida a la persona equivocada. Siempre con aprobación. Ver conectar WhatsApp: solo la API oficial.

E. Cobros y recordatorios de impago

Cada mañana → tarea programada → lee facturas emitidas pendientes (solo lectura)
  → clasifica: vence hoy, vencida 7 / 15 / 30 días → redacta el recordatorio con tono según antigüedad
  → deja BORRADORES en Gmail o Outlook → una persona los envía

El agente no envía solo y no inventa importes: los lee del programa.
Excluye a quien ya ha pagado o tiene una disputa abierta (campo en la hoja).
Con la factura electrónica B2B, el receptor comunicará aceptación, rechazo y pago, y el emisor podrá comunicar cobro o impago [3]. Eso hará más fácil automatizar el seguimiento cuando llegue.

Qué cambia con la factura electrónica B2B

Formato UBL (modelo EN 16931) [3]. Un PDF ya no basta entre empresas.
Si emites por una plataforma privada, esta debe enviar una copia en UBL a la solución pública de la AEAT [3].
Cada factura se identifica por NIF del emisor + serie + número + fecha [3].
El catálogo recoge que el receptor debe informar de aceptación o rechazo y del pago en 4 días naturales, sin contar sábados, domingos ni festivos (punto no contrastado con el texto íntegro del BOE).
Es el motivo real para migrar de programa: el tuyo debe emitir y recibir UBL o Facturae. Mira la tabla del catálogo (categoría erp-contabilidad): Odoo, Business Central, Contasimple y Factusol (desde la 2025.0.13) tienen declaración localizada; Holded, Sage Active, Sage 50 e InstalWin dicen estar adaptados sin declaración pública; Sage 200 y otros, sin verificar. Pídelo por escrito. Ver ¿Conectar o migrar?.

Permisos y seguridad

Solo lectura por defecto. Escritura únicamente como borrador y con aprobación.
Clave en .env o en n8n, nunca en el chat, ni por email ni por WhatsApp.
Usuario dedicado, con permiso solo en Ventas. No el administrador.
Nunca escribir en la base de datos de un programa de facturación: rompe la cadena de Veri*factu.
Datos de clientes: mira el plan de IA en planes, privacidad y costes. Cada cliente de la gestoría, su carpeta.
Una petición por WhatsApp es contenido no fiable: esquema cerrado, validaciones en código.

Demo en clase (0 €)

Odoo Community local con datos de demostración, un Excel de 10 líneas a facturar, un script que valida cuadres y crea borradores, y una tarea de impagos que deja borradores en Gmail. Sin emitir nada real.

Errores típicos

Pensar que «certificado por Hacienda» existe: no existe. Pide la declaración responsable y la versión.
Que el agente emita sin pasar por el programa de facturación.
Facturas duplicadas por pedir dos veces la misma. Clave de duplicado y aprobación.
Correo del cliente mal escrito: valida el destinatario contra el CRM antes de enviar.
Fechas: calcula el plan con las legales (1-ene y 1-jul de 2027) y trata el aplazamiento como una posibilidad, no como un hecho.
Recordatorios agresivos a quien ya pagó: revisa el cobro antes de cada envío.

Preguntas de alumnos

¿Se puede enganchar la generación automática de facturas con Verifactu? Sí, a través de un programa de facturación adaptado: el agente crea el borrador y el programa emite y envía el registro. Un agente no «conecta con Verifactu» por su cuenta.

Tengo una app hecha con Claude que genera facturas desde Excel. ¿Vale? Como preparadora de datos, sí. Como emisora, tendría que cumplir el reglamento entero. Lo prudente es que emita un programa adaptado.

Los clientes de la gestoría piden facturas por WhatsApp. ¿Se automatiza hasta el ERP? Hasta el borrador, con aprobación del gestor. Si el ERP no tiene API, fichero de importación.

¿Cuándo es obligatorio Veri*factu? Por ley, el 1-ene-2027 (sociedades) y el 1-jul-2027 (resto). Hacienda anunció el 5-oct-2026 una previsión de aplazarlo a octubre de 2028, pero a 2026-10-09 no consta norma publicada.

¿Y la factura electrónica entre empresas? 6-oct-2027 si facturas más de 8 M€, 6-oct-2028 en el resto.

Si el cliente me la pide dos veces, ¿se duplica? No si pones la clave cliente + concepto + periodo + importe y comprobar antes de crear.

Si el cliente paga a plazos, ¿una factura o varias? Es una decisión de tu asesor. Fíjala en la skill: o factura total con vencimientos o factura por cuota.

Facturo por horas mediante certificación mensual a constructoras. ¿Automatizable? Sí: horas aprobadas en una hoja, cálculo por código, borrador de factura y revisión. La factura B2B será UBL desde octubre de 2027 o 2028.

¿Mejora algo con n8n si ya lo hago con Claude Code y el CRM? Solo si necesitas reacción inmediata o aprobación por mensaje. Para el cierre mensual, una skill y una tarea programada bastan.

Qué puedes automatizar después

Facturas a contabilidad: lo que recibes.
Presupuestos, pedidos y albaranes: el pedido cerrado alimenta la factura.
Resumen del lunes: cobros pendientes en un email.

Fuentes

AEAT, Sistemas informáticos de facturación y Veri*factu (página actualizada el 8-oct-2026): https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/iva/sistemas-informaticos-facturacion-verifactu.html — consultado el 2026-10-09.
AEAT, Nota informativa sobre la ampliación del plazo (página actualizada el 7-oct-2026): https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/iva/sistemas-informaticos-facturacion-verifactu/nota-informativa-ampliacion-plazo-adaptacion-facturacion.html — consultado el 2026-10-09.
BOE, Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre (BOE de 5-oct-2026): https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2026-20587 — consultado el 2026-10-09 (leído hasta el anexo II).
BOE, Real Decreto 1007/2023 (Reglamento de sistemas informáticos de facturación): https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2023-24840 — consultado el 2026-10-09.
BOE, Orden HAC/1177/2024 (declaración responsable, art. 15): https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2024-22138 — consultado el 2026-10-09.
Catálogo del proyecto, categoría erp-contabilidad (verificado el 2026-10-09): calendario, aplazamiento anunciado, estado por programa. Hacienda, nota del 5-oct-2026 (PDF no legible): https://www.hacienda.gob.es/sgt/gabsehacienda/nota-informativa-verifactu.pdf.

No verificado: texto de las FAQ de la AEAT sobre software propio; texto íntegro del RD 238/2026; norma que formalice el aplazamiento; sanciones.