Escribir en contabilidad sin tocar la base de datos
Para: alumnos con asesoría o contabilidad propia, sus gestorías y formadores. Es la "vía 4" de Mi programa no tiene API y el último paso de la receta Facturas a contabilidad. Verificado el 2026-10-09. Las posiciones exactas de los formatos de ancho fijo cambian según la versión: genera siempre un fichero de muestra desde el propio programa y compáralo.
En resumen
El agente no escribe en el programa contable. Lee las facturas o los tickets, propone los asientos, y genera el fichero de importación oficial del programa en 01-TOOLS/<PROGRAMA>/out/. Una persona lo revisa, pasa la validación del programa e importa con su botón. Así:
- no se rompe la integridad del programa ni su soporte;
- no se toca la cadena de registros de Veri*factu;
- siempre hay una persona que dice "sí" antes de que algo entre en los libros.
Formatos por programa
| Programa | Formato | Qué importa | ¿De pago? | Riesgos principales |
|---|---|---|---|---|
| A3 (a3asesor eco/con) | SUENLACE.DAT: ASCII de ancho fijo, registros de 512 bytes. Tipo en la posición 15: 0 apunte sin IVA, 1 factura con IVA, 2 rectificativa, 9 detalle de IVA, C alta de cuentas, V/B vencimientos, A/D analítica | Asientos, facturas emitidas y recibidas con IVA y SII, rectificativas, cuentas, vencimientos y analítica | No (función estándar). Los importadores de Excel a enlace son aparte | Si una cuenta no existe, la crea sola: un error de tecleo genera subcuentas nuevas. Pasar siempre el Chequeo. Ejemplos oficiales en la instalación: SUENLAC5.TXT y SUENLAC5.EJE |
| a3innuva Contabilidad | Importia (Excel con asistente de columnas y plantillas .zip) o API con asientos y facturas en estado Draft | Facturas expedidas y recibidas, asientos, plan contable, enlace de nómina | Sí: Importia y Conectia (API) son suscripciones aparte | Reimportar sin "deshacer" duplica. Un código de operación de IVA erróneo clasifica mal |
| Sage 50 (España) | Add-on de Importación/Exportación de asientos: tres ficheros (subcuentas, diario y observaciones) en .txt de ancho fijo, .csv o .dbf, estructura compatible ContaPlus | Asientos (con IVA en el diario), subcuentas y observaciones. No importa facturas como documentos de venta | No: add-on gratuito con la licencia (se activa en Add-ons) | Importar en orden: cuentas → asientos → observaciones. Si las cuentas son más cortas, rellena con ceros y puede ir a una subcuenta equivocada. No hay plantilla vacía: exporta un asiento de muestra y copia su estructura |
| Sage 200 (España) | Gestor de importaciones con guías Excel (asientos, "Plugin Facturas") | Clientes y artículos (oficial). Asientos y facturas como asientos, con guías o plugins | Probablemente sí (guías del partner) | Tipo de factura vacío tras importar → libros de IVA incompletos. Con su módulo Veri*factu no se importan facturas certificadas por otro software |
| ContaSOL (y FactuSOL → ContaSOL) | Libros Excel con nombre fijo: APU (diario), FRE + LFR (recibidas), FAC + LFA (emitidas), PLA + LPL (plantillas). También ASCII de ContaPlus y el Conector ASCII | Asientos, facturas (libros de IVA), maestros, apertura | No (Utilidades > Importaciones) | Dígitos de cuenta distintos dan error. Campos demasiado largos se descartan sin avisar y un texto en un campo numérico se guarda como 0. El Conector escribe directo en la carpeta DATOS: copia de seguridad antes |
| ContaPlus (heredado) | XDiario, XSubCta y XDatAsi (.txt de ancho fijo o .dbf) | Asientos, subcuentas y comentarios | No | Sin soporte oficial desde hace años y con tablas no oficiales. Sigue siendo un formato de intercambio que aceptan Sage 50 y ContaSOL, pero el IVA puede no llegar bien a los libros y al 303 |
| Holded | Plantillas Excel/CSV: Diario, Cuentas, Ventas, Compras, Contactos | Asientos, plan de cuentas, facturas de venta y compra, contactos | No | Ampliar los dígitos de cuenta antes de crear datos. Los contactos deben existir (vinculación por NIF). No se documenta cómo deshacer |
| Odoo | Importador genérico (CSV/XLSX) sobre account.move y sus líneas | Asientos, facturas, contactos, extractos | No | Las importaciones son permanentes: usar "Test" y lotes pequeños, con External ID para no duplicar. Los asientos quedan en borrador (bien para revisar). Con Veri*factu activo, publicar una factura de cliente la envía a la AEAT |
Reglas para el agente
- Fichero de muestra primero: antes de generar nada, pide al usuario un fichero exportado desde su programa (o los ejemplos oficiales, p. ej.
SUENLAC5.EJE) y replica su estructura exacta. - Cuentas existentes: el fichero solo usa cuentas del plan contable actual. Si falta una, se marca para revisión y no se inventa.
- Cuadres: base + cuota = total en cada factura, debe = haber en cada asiento. Si no cuadra, no sale.
- Duplicados: registro de lotes (proveedor + número + importe + lote) en
01-TOOLS/<PROGRAMA>/out/lotes.csv. - La persona importa: pasa la validación del programa (Chequeo en A3, "Test" en Odoo) y guarda una copia de seguridad antes.
- Nunca emitir: el agente no crea facturas emitidas en un programa de facturación (en a3factura, un POST de factura la emite y genera el registro Veri*factu). Prepara datos o borradores; emite una persona desde el programa adaptado.
Qué cambia con la factura electrónica B2B
El RD 238/2026 y la Orden HAC/1028/2026 (BOE del 5-10-2026) hacen obligatoria la factura electrónica entre empresas: 6-10-2027 para quien factura más de 8 M€ y 6-10-2028 para el resto. Formato estructurado EN 16931 (UBL, CII, EDIFACT o Facturae); la solución pública de la AEAT usa UBL. Convive con Veri*factu (1-1-2027 sociedades y 1-7-2027 resto, con posible aplazamiento anunciado).
Efectos en esta vía:
- Los ficheros de importación contable no son facturas y no cambian. Siguen siendo la forma correcta de que una persona valide el asiento.
- Las facturas recibidas llegarán en XML estructurado. El agente podrá leer NIF, bases y cuotas sin OCR y pasarlos al fichero de importación, guardando el XML como justificante. La receta de facturas mejora mucho.
- Facturas emitidas: el agente no genera ni firma UBL o Facturae por su cuenta, ni llama a endpoints de emisión. Deja datos o borradores para que se emitan desde el programa adaptado o la plataforma.
- Una factura ya emitida en otro sistema solo entra en contabilidad. No se reemite importándola en el módulo de facturación de otro programa: se duplicarían registros.
- Comunicar estados (aceptación, rechazo, pago en 4 días hábiles) será una escritura nueva y obligatoria. Buena candidata a automatizar, con aprobación humana.
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