Receta: facturas y tickets a contabilidad

En resumen

Las facturas llegan por email, a una carpeta, por WhatsApp o en papel (foto). El sistema extrae proveedor, NIF, fecha, número, base, tipo y cuota de IVA, retención y total; los valida (cuadres, NIF, duplicados); propone la cuenta contable; una persona aprueba; y se registra como borrador por la API del programa o con su fichero de importación oficial. Nunca se escribe directamente en la base de datos de un programa contable: rompe la integridad, el soporte y la cadena de Veri*factu.

Arquitectura

[email / carpeta / WhatsApp]  → n8n (trigger) → extracción a JSON con esquema fijo (Claude, Mistral OCR o el OCR del ERP)
                              → validaciones (cuadre base+IVA=total, NIF, duplicado por proveedor+número)
                              → propuesta de cuenta y de IVA (skill con el plan de cuentas de 02-DOCS)
                              → APROBACIÓN: Slack o Telegram "¿Contabilizo?" [Sí] [No] (Send and Wait)
                              → SaaS: crear BORRADOR por API (Holded, Odoo, Sage Active…)
                                Escritorio: añadir línea al fichero de importación del día (Sage 50, Contasol, A3…)
                              → mover el PDF a "procesadas" y registrar quién aprobó

El proyecto de demostración "Aprobación de facturas con validación humana en Slack" (n8n + Drive + Mistral OCR + Gemini + Sheets) es exactamente esta arquitectura con Sheets como destino. Sirve de plantilla.

Piezas

Disparador continuo: n8n (Gmail o Outlook Trigger, Drive o OneDrive Trigger, WhatsApp Trigger, Local File Trigger).
Extracción: salida a un esquema JSON fijo, nunca texto libre (ver la skill structured-extraction de RSC). Odoo y Holded tienen su propia digitalización de facturas (Odoo cobra por crédito): compárala antes de construir.
Conocimiento: plan de cuentas, proveedores habituales y su cuenta, y reglas de IVA, en 02-DOCS/wiki/contabilidad/. Lo lee la skill /contabilizar cuando se revisa por lotes en Claude Code.
Aprobación: n8n "Send and Wait" (Slack, Telegram o email). Sin respuesta en X horas, la factura se queda pendiente: no se toma como "no".
Registro: según el programa (tabla).

Registro según el programa

Programa	Cómo se escribe	Permisos
Holded	API v2: documento de compra como borrador	Token con escritura solo en Compras; otro token de lectura para el resto
Odoo	`account.move` en estado borrador (JSON-2, o MCP con herramienta de escritura expuesta a mano)	Usuario bot con grupo de facturación limitado; clave con caducidad de 3 meses
Sage Active	API GraphQL (scope de escritura solo si hace falta)	Usuario dedicado; app con OAuth
Contasol / Factusol Nube	API de DELSOL con acceso por empresa y área	Acceso de API limitado al área de compras
Contasol local, Sage 50, A3, Sage Despachos	Fichero de importación oficial generado en `01-TOOLS/<X>/out/` → una persona lo importa	El agente no toca el programa
Haddock (hostelería)	Haddock procesa las facturas y las manda a Holded; se lee desde Holded	Clave de Holded exclusiva para Haddock

Variante en Claude Code (por lotes)

Para un despacho que prefiere revisar en pantalla: /contabilizar <carpeta> → la skill extrae todas las facturas, muestra una tabla con propuesta de cuenta y dudas marcadas, el contable corrige en el chat y la skill genera el fichero de importación o los borradores. Las herramientas que escriben, en permissions.ask. Es la "revisión por excepción" que piden los despachos.

Seguridad

Las facturas son contenido no fiable: un PDF puede traer texto que intenta dar instrucciones al agente. La extracción va a un esquema cerrado y las validaciones son código, no criterio del modelo.
Escribir, solo en borrador o en fichero, siempre con aprobación.
Duplicados: clave proveedor + número + importe.
Datos personales de los clientes del despacho: cada cliente, su carpeta. Nunca la base de datos entera de la gestoría.

Demo en clase (0 €)

Odoo Community (facturas de proveedor en borrador por JSON-2) + n8n self-hosted + Telegram (bot gratis para la aprobación) + 5 PDFs de ejemplo. Variante de escritorio: generar un fichero de importación de asientos y enseñar cómo lo importa una persona.

Errores típicos

Facturas de varias páginas o tickets arrugados: probar con los peores casos reales desde el principio.
IVA mixto o recargo de equivalencia: casos que la regla simple no cubre. Se marcan para revisión.
Tomar "sin respuesta" como "no": la factura se pierde. Debe quedar pendiente y avisar.
Confiar en la cuenta propuesta sin el histórico del proveedor: guarda la cuenta usada por proveedor.

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